L'une des responsabilités les plus importantes d'une petite entreprise est de payer ses employés avec précision et à temps.
Dans le passé, la réalisation de la paie était un processus méticuleux qui a obligé le personnel RH à suivre les feuilles de temps des employés, à calculer les heures supplémentaires ou à convertir des minutes.
Un temps et des ressources précieux ont été consacrés pour s'assurer que les lois ont été suivies et que les travailleurs ont été payés correctement.
Bien que certains continuent d'employer des méthodes traditionnelles pour suivre les heures et effectuer la paie, d'autres ont adopté une approche plus moderne.
Les systèmes de fréquentation du temps permettent aux travailleurs de saisir et de gérer leurs propres heures, en supprimant le fardeau de l'employeur.
En rationalisant le processus de fréquentation, les entreprises ont économisé de l'argent, accru la productivité et amélioré la conformité aux lois du travail.
Voici tout ce qui est à savoir sur les horloges temporelles des employés et comment les organisations peuvent les utiliser à leur avantage.
Qu'est-ce qu'un horloge de temps pour les employés?
Un système d'horloge des employés est unappareilCela enregistre les temps de début et de fin pour les employés horaires sur le lieu de travail. Selon le type de logiciel de suivi du temps, les travailleurs peuvent applaudir via une application horloge ou sur une console sur le chantier.
Punch - dans les données est automatiquement intégré à un système de logiciel de paie utilisé par le personnel RH pour payer les employés pour les heures travaillées. Le logiciel Time Clock est de suivre et de documenter électroniquement la fréquentation pour maintenir la précision de la paie.
Il existe cinq types d'horloges de temps différents, y compris -
1. Horloges de carte de perforation
Les employés insérent une carte papier dans une machine à l'arrivée et à quitter le travail. La machine cache la date et l'heure sur la carte pour indiquer une heure de début et de fin.
En raison de leur simplicité, ces horloges sont le plus souvent mises en œuvre par les petites entreprises qui n'utilisent pas de travailleurs à distance.
2.Horloge numérique
Avec une horloge de temps numérique, au lieu d'injecter une carte de punch, les travailleurs glissent une carte avec une bande magnétique à travers une machine. La machine suit automatiquement le punch - en date et en heure pour une utilisation ultérieure par le personnel de la paie.
Un pavé électronique est un autre type d'horloge numérique qui ne nécessite pas que les employés conservent une carte. Au lieu de cela, les travailleurs mettent un code personnel dans une machine qui enregistre automatiquement le punch - dans les données.
3. Logiciel de station temporelle
Time Station Software permet aux travailleurs entrer et sortir via un ordinateur. Les employés utilisent un ordinateur spécifique pour tous les punch - ins.
Ou les entreprises peuvent intégrer le logiciel avec un ordinateur personnel pour permettre aux employés de saisir le temps à leurs postes de travail individuels.
Un avantage des logiciels de la station de temps est que les données de temps peuvent être intégrées à un système de logiciel de paie, ce qui facilite la réalisation de la paie plus tard.
4. Horloges d'empreintes digitales
Les horloges de temps biométrique identifient une personne à travers des traits humains individuels tels qu'une empreinte digitale.
Les employés mettent le doigt sur un scanner qui identifie la personne en faisant correspondre le bout du doigt à une image stockée pré - dans une base de données. S'il y a une correspondance précise, la machine à horloge temporelle rend un son de remerciement perceptible.
Les horloges biométriques d'empreintes digitales empêchent le coup de poing ou la fraude de copain car une empreinte digitale est impossible à dupliquer.
Un autre avantage est que les employés n'ont plus à s'inquiéter de se souvenir d'un code ou d'oublier accidentellement leur carte de punch à la maison. Il est difficile d'oublier une partie du corps!
5. Horloges de punch à la main
Une horloge de punch à la main est une autre forme d'un système d'authentification biométrique. Au lieu d'une empreinte digitale, ces types d'horloges utilisent la paume d'une main pour authentifier l'identité du travailleur.
Un scanner correspond à une partie de la paume à une image de base de données pré - pour vérifier le travailleur. Comme les horloges d'empreintes digitales, ces types d'appareils sont également utiles pour prévenir le coup de poing et la fraude.
Pourquoi les horloges sont-elles importantes?
Les travailleurs qui utilisent undispositif de chronométrageAyez une représentation précise du moment où leur journée commence et se termine.
Les employeurs sauront exactement quand un membre de l'équipe sera dû pour le déjeuner ou une pause, et quand il / elle est censé revenir. Cela garantit que les membres de l'équipe ne sont pas invités à travailler plus qu'ils ne le sont.
Un système de logiciel de temps efficace garantit également que tout le monde travaille lorsqu'il est censé l'être. Les gestionnaires peuvent utiliser Punch - dans les données comme preuve pour affronter ceux qui sont toujours en retard ou qui prennent des déjeuners excessivement longs. Cela aidera à maximiser les niveaux de productivité et d'efficacité au fil du temps.
L'horloge - dans les données est automatiquement intégrée à un système logiciel, ce qui rend beaucoup plus simple pour les commis RH pour effectuer la paie. L'intégration de la paie facilite le respect des lois du travail car il existe des données pour prouver que les employés travaillent le nombre d'heures corrects et sont payés en conséquence.
Comment les horloges du temps sont-elles bénéfiques?
Les horloges offrent plusieurs avantages aux entreprises, y compris -
1. Économiser du temps et de l'argent
Collecte automatiquement les données et effectue des calculs - parce que Punch - dans les données est automatiquement collecté et calculé, le personnel HR passe moins de temps à vérifier les heures et à tri via les feuilles de temps.
Fournit moins de place pour l'erreur humaine - convertissant manuellement les minutes en heures et l'estimation des heures supplémentaires est un processus méticuleux facile à mal calculer.
Les calculs inexacts coûtent aux entreprises jusqu'à 7% de leurs coûts de paie globaux. Cela se traduit également par plus de travail pour modifier l'erreur dans un chèque de paie ultérieur.
Le logiciel d'horloge élimine les opportunités d'erreur humaine et économise de l'argent en effectuant automatiquement tous les calculs nécessaires.
Minimise la fraude
Les employés ne peuvent plus demander à un ami de les inventer lors de l'utilisation d'un appareil à horloge. Certains logiciels de chronométrage s'intègrent à un GPS pour s'assurer que les travailleurs sont là où ils doivent être lorsqu'ils se heurtent.
Cela économisera également de l'argent en garantissant que les entreprises paient exactement ce qu'elles doivent à la bonne personne.
Facilite le suivi des coûts de main-d'œuvre
Les entreprises peuvent voir quels employés travaillent le plus grand nombre d'heures et quels domaines de travail sont les plus chers.
Time Software montre également qui utilise le plus d'heures supplémentaires pour terminer le travail et comment ces coûts s'accumulent et se comparent aux normes de l'industrie.
Les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées sur l'opportunité d'embaucher plus de travailleurs ou de confronter un employé moins productif qu'il ne devrait l'être.
2. Augmente la productivité et l'engagement des employés
Les horloges améliorent également les niveaux de productivité et d'efficacité tout en maximisant le moral des employés. Il y a plusieurs raisons à cela, comme -
Les employeurs ont un accès immédiat aux données de paie -- Les dispositifs de chronométrage donnent aux entreprises un accès instantané aux données et aux rapports qui démontrent un retard répété ou des absences excessives.
En restant informé, il est plus facile de résoudre les problèmes de fréquentation et d'augmenter la productivité.
Les gestionnaires peuvent empêcher l'absentéisme
L'absentéisme provoque des interruptions constantes dans le flux du jour - aux opérations de jour -. Les horloges permettent aux employeurs de suivre plus facilement les travailleurs qui ont tendance à appeler régulièrement. Les employeurs peuvent travailler avec ces personnes pour prévenir et minimiser les absences futures.
Les horloges du temps aident à améliorer la culture de l'entreprise
Lorsqu'il y a un flux d'employés qui annulent le travail, il y a une supposition que la direction est laxiste. Le personnel prendra son travail moins au sérieux et ne se souciera pas d'appeler malade.
Les horloges facilitent la résolution des problèmes de fréquentation et la diminution de l'absentéisme, contribuant à améliorer le moral. Cela diminuera les problèmes de fréquentation tout en améliorant les niveaux de productivité.
Quelles sont les règles de l'horloge de temps des employés?
LeLoi sur les normes de travail équitable(FLSA) autorise un ensemble de règles pour les heures d'ouverture des employés, les heures supplémentaires et la rémunération. Voici les réglementations et règles importantes à suivre -
1. Temps de suivi
La FLSA permet aux employeurs de suivre le temps comme ils le souhaitent tant que les enregistrements sont exacts. Les options incluent -
Clocage biométrique -Toute méthode qui utilise un scanner biométrique pour suivre le punch - dans les données de chaque travailleur
Clocage de proximité -Un système qui utilise diverses méthodes telles que les cartes de punch ou les badges d'identification pour gérer le temps des employés
PC Clocking -Les employés peuvent utiliser un logiciel pour enregistrer leur temps sur un ordinateur personnel
SMS bloquant -Cela fournit un moyen de se promener grâce à la messagerie texte
2. Arrondi
La FLSA permet aux employeurs de contourner le nombre de minutes des employés plutôt que d'enregistrer le nombre exact de minutes travaillées.
Les entreprises peuvent mesurer le temps par incréments de 10 minutes, puis arrondir ou descendre en fonction de la proximité du nombre avec l'incrément suivi.
Par exemple, si une personne travaillait 7 heures et 58 minutes, les 58 allaceraient jusqu'à 60. Cela signifie que l'employé a travaillé au total 8 heures.
3. Le règlement de 7 minutes
La plupart des entreprises suivent le temps de 10 à 15 minutes. Pour des incréments de 15 minutes, 7 minutes est le seuil pour arrondir. Pendant 8 minutes ou plus, l'employeur rassemblait.
Par exemple, si vous travaillez 4 heures et 6 minutes, l'employeur peut arrondir à 4 heures travaillées. Si vous travaillez 4 heures et 12 minutes, l'employeur peut compléter jusqu'à 4 heures et 15 minutes travaillées.
Pourquoi les règles de l'horloge du temps des employés sont-elles importantes?
La mise en œuvre des règles efficaces du chronomètre est essentielle pourconformatriceavec les lois et réglementations étatiques et fédérales. L'utilisation d'une horloge minimisera les chances de enfreindre l'une de ces règles.
Non - Les employés exonérés sont ceux qui travaillent sur un horaire horaire. Les entreprises sont tenues de suivre leurs heures et de se casse et de les compenser pour les heures supplémentaires travaillées.
Parce que les employés non exonérés travaillent une variété d'heures, l'utilisation d'un dispositif de chronométrage aide à gérer leur temps avec précision.
Vérifiez si l'État a promulgué des lois sur la planification prédictive qui obligent les entreprises à donner un avis avancé de tout changement dans les horaires des employés sans -.
Il est également essentiel de s'assurer qu'un bon système de chronométrage est en place car les changements d'horaire peuvent rendre le temps de suivi manuellement de suivre manuellement.
Les employés exonérés de non - horaires ont le droit de payer dans certains états s'ils sont sur l'appel -. Être sur - appelle signifie qu'un employé est disponible pour le travail et attend que l'employeur le contacte.
Dans certains états, ceux-ci sur - les travailleurs d'appel sont compensés même s'ils ne sont pas appelés au travail. Il peut être difficile pour le personnel RH de suivre l'heure de - d'appeler des employés qui ne sont pas réellement sur le chantier.
La mise en œuvre d'un système d'horloge aide à se conformer à n'importe quelle réglementation d'état car les employés -} peuvent simplement gérer leur propre temps via leur téléphone mobile ou leur ordinateur personnel.
Les règles de la FLSA dictent que les travailleurs non exonérés ont droit à une rémunération des heures supplémentaires qui équivaut à ou plus 1 et fois leur salaire normal si vous travaillez plus de 40 heures par semaine.
Les entreprises sont chargées de garantir que les employés non exonérés qui font des heures supplémentaires sont payés avec précision. L'utilisation d'une horloge pour gérer les heures supplémentaires supprimera la pression du personnel RH et empêchera la violation des lois du travail.
Comment gérer le temps et la fréquentation des employés
Voici les meilleures pratiques pour gérer le temps et la fréquentation des employés sur le lieu de travail -
1. Problèmes de recherche d'absentéisme
Déterminez quels problèmes d'absentéisme existent, pourquoi ils existent et les meilleures solutions pour résoudre les problèmes récurrents.
Entreprendre une approche holistique qui examine le punch historique - dans les données, les problèmes spécifiques et les départements qui ont les niveaux d'absentéisme les plus élevés.
2. Élaborer des stratégies pour réduire l'absentéisme
Une fois que la cause profonde de l'absentéisme est recherchée et analysée, adoptez des stratégies pour lutter contre le problème. Voici les meilleures pratiques -
Prendre des mesures disciplinaires- Demandez au service RH de surveiller l'absentéisme et de promulguer des mesures disciplinaires si nécessaire.
Exiger une vérification de la maladie- Après 2 jours, oblige les travailleurs à afficher la note d'un médecin pour vérifier la maladie. Cela empêchera les employés d'appeler les malades à moins qu'il n'y ait une raison approuvée médicalement -.
Utiliser le temps payantHors des rives- Le temps libre des banques donne aux travailleurs un nombre alloué de jours pour la maladie, les vacances ou d'autres fins. L'utilisation d'un délai payant de la banque permet aux employés d'utiliser leur discrétion pour prendre des demandes de temps -.
Récompenser les employés conformes- Mettez en œuvre une politique d'incitation malade - où des bonus en espèces sont donnés à ceux qui ont un absentéisme minimal. Cela augmentera les niveaux de productivité tout en créant une culture d'entreprise qui encourage les travailleurs à suivre les règles.
Incorporer un programme de bien-être- Parce qu'il existe un lien entre la maladie et l'absentéisme, la mise en œuvre d'un programme de bien-être pourrait être une idée bénéfique. Si financièrement possible, offrez un abonnement au gymnase ou fournissez une liste de ressources aux travailleurs qui encouragent une vie saine.
Pourquoi un tracker de fréquentation des employés compte
Un logiciel efficace sur l'horloge et la présence des employés peut rationaliser le travail, économiser de l'argent et promouvoir le succès de l'entreprise. Voici leraisons importantesPourquoi un tracker de fréquentation est -
Prouve la capacité de résoudre les problèmes de fréquentation
Il est important de s'assurer que toutes les politiques relatives à la pause ou aux jours de maladie ne sont pas maltraitées.
Le fait d'avoir un système de chronométrage efficace aidera la gestion à répondre à toute préoccupation persistante avec les personnes appropriées.
Permet aux employeurs d'accueillir des travailleurs à distance
L'utilisation d'un dispositif de suivi du temps des employés gère le temps des travailleurs distants et applique la responsabilité sans être trop restrictif.
Les entreprises qui souhaitent économiser de l'argent en employant des travailleurs à distance peuvent être assurées que la productivité ne sera pas affectée.
Assure la précision de la paie
Un système de gestion de fréquentation est particulièrement utile pour maintenir la précision de la paie. Il empêche accidentellement un exasition exonérée ou sous-payante non-paiement - les employés horaires, car les heures sont calculées exactement telles qu'elles sont entrées.
Favorise la collecte de données de productivité réelle -
L'utilisation d'une méthode fiable pour collecter les informations réelles de la fréquentation du temps - montre qui est productif et qui ne l'est pas.
Une vision précise des niveaux de productivité facilite l'embauche et la planification en fonction des besoins de chaque département.
Au fil du temps, cela peut économiser de l'argent parce que les entreprises embaucheront et planifieront la base de données de productivité fiables plutôt que sur l'instinct seul.
Rationalise les droits de paie RH
Les dispositifs de chronométrage permettent au travailleur de suivre son temps au lieu de compter sur un ou deux greffiers de paie pour gérer toute la tâche.
Fournit une preuve en cas de procès
Les périphériques collectent une horloge précise - dans des données qui s'avèrent utiles en cas de poursuite ou d'audit de l'IRS.
Ces informations peuvent être utilisées comme preuve au cas où un ancien employé essaie de poursuivre pour poursuivre un salaire perdu ou si l'État prétend qu'il n'y a pas de conformité - avec les réglementations FLSA.
Conclusion
Voici les principaux plats à retenir pour se souvenir des systèmes de gestion du temps.
Choisissez le bon système de gestion du temps- Décidez quel appareil est optimal pour les besoins de l'entreprise. Les options incluent l'horloge de la carte perforée, l'horloge numérique, le logiciel de station de temps, l'horloge d'empreintes digitales ou une horloge de punch à la main.
N'oubliez pas les raisons de l'utilisation des horloges temporelles- Les horloges du temps fournissent une représentation précise des heures travaillées tout en gérant avec précision les informations de paie pour le personnel RH.
Recherchez les avantages- Les systèmes de gestion du temps font gagner du temps, de l'argent, augmenter la productivité et augmenter le moral sur le lieu de travail.
Connaître et suivre les règles de la FLSA- Règles FLSA de recherche ainsi que les réglementations de l'État pour s'assurer que toutes les lois sont suivies.
Stratégie pour empêcher l'absentéisme- Mettez en œuvre des politiques qui encouragent la fréquentation. Par exemple, adoptez des mesures disciplinaires pour les récidivistes, intégrez un programme de bien-être ou nécessitant une vérification de la maladie.
Savoir pourquoi l'utilisation d'un système de chronométrage compte- Parmi les autres avantages, un système de gestion du temps augmente la précision de la paie, améliore la productivité, fournit en retour - Clock - dans les données et rationalise le travail HR.
